部下の仕事のキャパ判断と対処法について

こんにちは

閲覧頂きありがとうございます。

今回は、部下の仕事のキャパ判断と対処法についてです。これは自分の仕事のキャパ判断にも使っています。

総論

仕事のキャパは担当セクションや仕事内容、業務内容により様々と思います。

今回は私の経験の中での範囲内ですが、共通していた事をまとめます。

客観面と主観面のズレ

当然の前提としてみんなそれぞれ頑張っています。手抜きなんてしていません。

自分的にはもう限界、キャパオーバーだと思っていても、上司や仲間からはまだまだいけると言われたりすることがしばしばあります。

この主観と客観のズレを正確に把握し続けてあげる事が責任者としての仕事になります。

教育的側面

たしかに仕事のキャパを広げるために、あえて負荷を掛けて仕事を覚えさせたり効率化させたり、経験を積ませたりして成長を促す側面もあります。

オーバーフローの兆候

しかし、オーバーフローを起こすと本人やその周りの人、ひいてはお客様にまで迷惑をかけてしまうのでその塩梅はすごく注意が必要です。

その兆候として、以下のポイントがあります。

①単純なミスが多くなる(特に確認ミス)

②頼んだ事を忘れる事が多くなる

③残業が他の人よりも状態的に多い

④周囲への不信感、グチが多くなる

以上ような兆候が2、3でできたらキャパを超えて仕事をさせてしまっているかもしれません。

解決策

キャパが超えていると判断した場合、ではどうしたら良いのか？となります。

解決策として、大きく2つのパターンがあります。

①単純に業務量や内容を変更する

これは本当に単純に量や質を落としてあげ、他の人へ仕事を分配する形です。

安直ですが、当人の業務負担は減ります。

しかし、本人が周りに気を使うタイプであれば申し訳ないという気持ちが先行してしまい、逆に職場に居づらくなる場合もあります。

また、周りに仕事を振るため、周りの人の負荷が高くなります。

そうすると、周りの人から陰口や皮肉など半分冗談であっても出てきてしまう場合もあります。

安直な手段ではありますが、使い方を間違えるとチームや部署が崩壊する危険もあります。

②マンツーマンで業務改善とメンタル面のフォローをする

オーバーフローになっている状態において、本人の心身は多くの場合疲弊しています。

その場合、根本的な業務改善まで頭が回りません。

そこで、上長と二人三脚で細かい時短述から重たい業務の対応方法、未然に防ぐ方法などを教えながら根本的問題点を解決して業務を効率化していきます。

たしかに、当然ながら上長の業務負担はかなり重くなります。

私も良くこの方法を取るのですが、自分の業務を行いながらなので非常に疲れました。。。

しかし、これは投資と同じかもしれませんが、これを一緒に乗り越えて本人が成長したら、これまで以上に業務をこなせるようになる為、回り回って自分やその部署が楽になります。

また、自分に自信がつくので本人も良いサイクルに入ります。

一時的な負荷だと思えば、教える側の上長も踏ん張れます。

私の経験だけで、色々なツッコミはあるとは思いますが書かせて頂きました。