未入金対応について

こんにちは

閲覧頂きありがとうございます

今回は未入金対応についてのマニュアルです。

営業活動において契約が取れたらすごく嬉しいですよね！

ただ、その数ヶ月後経理から契約先のお客様からの入金が無く、トラブルになることもしばしばあります。

その時の対応方法について順を追ってまとめました。

①発覚後すぐに電話

まずは、何かのミスかもしれませんので直ぐに担当窓口へ連絡です。

その際注意して頂きたいのが、何かの間違いであるかもしれないという前提で物を話してください。

いきなり未入金なんですけど！なんて電話したら話がこじれる可能性が高くなります。

②支払う意思がある場合

電話で支払う意思の確認が取れた場合、注意して頂きたいのが、しっかり振込期日を確認することです。

また、相手からその期日を言わせることです。

大抵支払いが遅れるお客様は期日に対してルーズです。期日を決めなければいつまでも振り込まない事もよくあります。

また、自分から言わせることも大切です。

相手の都合に合わせているのだから振り込めますよね？と暗に言っている感じになります。

さらに、期限を守れなかった時に強めに出れる布石になります。

ルーズなお客様はしっかりトレースすることによって入金して頂けます。

③支払う意思がない場合

少し厄介コースになります。

まず、なぜ払いたくないのか？そこを聞きます。

こちら側に落ち度があったのか？約束が違ったのか？様々な理由があります。

その理由を聞いた後で、それが理不尽なものであれば、契約書や同意書に基づいてまずは振り込んで頂くよう説得します。

それでも先方が納得いかないのであれば、直接赴いて説得いたします。

注意が必要なのが、テレビに出ているような取立屋みたいな事は絶対にしてはいけない事です。

逆に恐喝だったり不法侵入扱いされてしまう事があります。

最終的に支払う意思がない場合には、内容証明を送り、それでもアクションがない場合には訴訟となります。

こうなってしまったらもうあとは弁護士先生に頼る他ありません。

以上のように淡々と機械的に迅速に行う事が大切です。

会社によってはバックオフィスの方がある程度までやってくれたりとか、アウトソースしている会社もあるでしょう。

ただ、いつなんどき自分でやらなければならないとも限りません。

実体験しかベースにはないですが、まとめさせて頂きました。